コピー機を効果的に使用する方法

コピー機を利用する際には、効率的に利用することで経費の節約や時間の短縮に繋がります。特に最近ではエネルギーの無駄遣いに対して厳しい企業も多いため、出来るだけ効率的に使用する事が求められます。まず、無駄なコピーはしないことが基本と言えます。最近はパソコンの画面で確認できることが多いので、出来るだけ印刷はせずに、画面で確認するようにすることが効率化に繋がります。また、どうしてもコピーするばあいには2in1と呼ばれる、1枚の紙に2ページを印刷する方法、若しくは両面コピーなどを効果的に利用し、紙やインクの節約を意識することが大切です。又カラー印刷を使用せずに白黒で印刷することも経費節減に繋がります。最近では多くの企業でこの使用方法が普及しており、中には商談を行う際の提案書の条件にこの内容を盛り込んでいる企業も増えているので、積極的に活用することが大切です。

コピー機で広告FAXの印刷を無くしたい場合

他の会社などから広告が送られてくることがあります。かつては郵便物がほとんどでしたが、より広告料を減らす方法が取られることがあります。FAXを用いたり、電子メールを用いることがあります。電子メールの場合、通常のメールの中に紛れるので、困ることもあります。FAXの場合、作業としては邪魔になるわけではありません。しかし、用紙が使われるので、その分がコストとしてのしかかる場合があります。今は複合機が一般的で、コピー機にプリンターやFAXの機能を付加したものが多くなっています。FAXの場合、事前に内容がわかっていて、印刷するかどうかの判断ができるものを選べます。こちらは、FAXが着信した時、印刷ではなく電子的に記録します。担当者がそれを見て、それぞれの担当者に転送し、広告の場合は削除します。印刷されませんから、印刷コストを削減できます。

コピー機にデータ圧縮をしてデータを保存

データの中で、比較的軽いのは文字情報です。テキストデータなどは、それなりのデータがあってもそれほど大きなファイルにはなりません。しかし、画像データは異なります。より詳細になるほど、データ量が増えます。高解像度の情報をそのまま記録すると、かなりの量になります。コピー機では、カラーの画像スキャニングして、データ保存することが可能です。この時、そのまま保存するとなると、かなりのデータ量になってしまいます。会社のサーバといえども、あまり使っては問題になることもあります。そこで、データ圧縮をして保存する機能が使える場合があります。画像データなどは、圧縮技術を用いるとかなりデータ量を小さくできます。圧縮したとしても、画像に大きく影響するわけではありません。そのままメールなどに添付することができます。後の作業のことを考えた仕組みです。

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